Методологии Lean, Six Sigma и Lean Six Sigma

Lean-методологию часто называют бережливым производством, потому что она зародилась в производственном мире. Основным принципом Lean является устранение растрат в рамках работы. Оптимизируя технологические этапы и устраняя растраты, на каждом этапе производства создается только добавленная стоимость.

Lean-методологию часто называют бережливым производством, потому что она зародилась в производственном мире. Основным принципом Lean является устранение растрат в рамках работы. Оптимизируя технологические этапы и устраняя растраты, на каждом этапе производства создается только добавленная стоимость.

Сегодня методология Lean распознаёт восемь видов растрат в рамках работы: дефекты, избыточная обработка, перепроизводство, ожидание, запасы, транспортировка, перемещение и неиспользованную способность. В обрабатывающей промышленности эти виды растрат часто связаны с такими проблемами, как:

• Отсутствие надлежащей документации
• Отсутствие стандартов процесса
• Непонимание потребностей клиентов
• Отсутствие эффективной коммуникации
• Отсутствие контроля над технологическим процессом
• Неэффективный дизайн процесса
• Просчеты руководства

Эти же проблемы приводят к ненужным затратам при управлении проектами.

Метод 5S включает в себя эти пять шагов:

• Сортировка: Уберите все предметы, которые не нужны для текущей производственной работы, и оставьте только самое необходимое.
• Наведение порядка: Расставьте необходимые предметы так, чтобы ими было легко пользоваться. Маркируйте предметы так, чтобы любой мог их найти или убрать.
• Блеск: Храните все в нужном месте. Убирайте свое рабочее место каждый день.
• Стандартизация: каждый раз выполняйте работу одним и тем же способом.
• Поддержание: Заведите привычку соблюдать правила и прививайте эту дисциплину своей команде.

В рамках методологии Lean, 5S помогает вам повысить производительность.

Окончательная концепция Lean использует систему планирования Kanban для управления производством. Система планирования Kanban или Kanban board (Канбан-доска) – это инструмент визуализации, который позволяет вам оптимизировать поток работы вашей команды. Это дает команде наглядное представление о том, что нужно сделать и когда. На Kanban board используются карточки, которые перемещаются слева направо, чтобы показать прогресс и помочь вашей команде координировать работу.

Kanban boards и 5S - это основные средства методологии Lean. Они могут помочь вам успешно управлять вашим проектом. Теперь давайте проанализируем методологию Six Sigma и узнаем, когда лучше всего её использовать.

Six Sigma – это методология , используемая для уменьшения отклонений за счет обеспечения постоянного соблюдения процессов качества. Термин “ Six Sigma” происходит из статистики и обычно означает, что товары или технологические процессы должны иметь качество на 99,9996%.

Семь ключевых принципов "Six Sigma" заключаются в следующем:

1. Всегда фокусируйтесь на клиенте.
2. Определите и поймите, как выполняется работа. Поймите, как на самом деле происходит работа.
3. Сделайте так, чтобы Ваши технологические процессы протекали плавно.
4. Сократите количество отходов и сконцентрируйтесь на ценности.
5. Устраните дефекты, исключив отклонения.
6. Вовлекайте свою команду и сотрудничайте с ней.
7. Подходите к деятельности по улучшению систематически.

После того как Lean и Six Sigma были применены на практике, было обнаружено, что эти две методологии можно комбинировать для увеличения выгод. Инструменты, используемые в Lean, такие как Kanban boards и 5S, повышают качество процессов с самого начала. Продукты, разработанные с использованием Lean, в последующем проверяются или тестируются с использованием стандартов Six Sigma. Продукты, которые не соответствуют этим стандартам, отбраковываются.

Теперь, когда в вашем наборе инструментов project manager есть методологии Waterfall и Agile, вы можете добавить еще одну - Lean Six Sigma. Это комбинация двух основных методологий - Lean и Six Sigma. Методы бережливого производства Six Sigma широко используются в проектах, целью которых является экономия денег, повышение качества и быстрое прохождение процессов. Она также фокусируется на командном сотрудничестве, которое способствует созданию позитивной рабочей среды.

Идея заключается в том, что когда ваша команда чувствует, что ее ценят, мотивация и производительность повышаются, а весь процесс функционирует более гладко. Подход Lean Six Sigma состоит из пяти этапов.

Они определяют, измеряют, анализируют, улучшают и контролируют, широко известные как DMAIC(define -определять, measure-измерять, analyze-анализировать, improve-улучшать, control-контролировать).

Первый этап заключается в определении цели проекта и того, что потребуется для ее достижения. Эта первая фаза очень похожа на начальную фазу традиционного управления проектами. Давайте возьмем для иллюстрации реальный сценарий.

Представьте, что вас назначили менеджером проекта в крупную туристическую компанию, чтобы помочь оптимизировать и свести к минимуму время ожидания обслуживания клиентов, которое резко возросло из-за недавней акции по стимулированию продаж. Прежде чем вы начнете работать над решением проблемы, вам нужно будет определить цель проекта и поговорить с заинтересованными сторонами об ожиданиях от проекта. В этом случае цель состоит в том, чтобы сократить среднее время ожидания в среднем до менее 10 минут по сравнению с 30 минутами. Далее, пришло время измерить, как выполняется текущий процесс. Чтобы улучшить процессы, DMAIC фокусируется на данных. Здесь вы можете отобразить текущий процесс и точно определить, в чем заключаются проблемы и какое влияние они оказывают на процесс.

Используя наш пример, вы пытаетесь выяснить, почему туристической компании требуется так много времени, чтобы решить проблему с обслуживанием клиентов. Чтобы сделать это, вы просматриваете данные компании, такие как среднее время ожидания, количество клиентов в день и сезонные колебания. Затем вы составите план того, как вы будете получать эти данные и как часто их измерять. Это могло бы выглядеть примерно так, как если бы компания создавала отчеты на еженедельной, ежемесячной, ежеквартальной основе. В других ситуациях вы можете попросить сотрудников или клиентов заполнить опросы или просмотреть записи о запасах, доставке и отслеживании и тому подобное. Как только у вас будут данные и измерения, вы можете перейти к следующему этапу - анализу.

Часто руководители проектов могут захотеть сразу перейти к этому этапу, но на самом деле проекты по улучшению процессов следует осуществлять только после тщательного анализа. Это тот момент, когда вы представляете свои выводы и готовитесь начать вносить улучшения. В нашем примере это может быть изменение штатного расписания в соответствии с потребностями клиентов.

Последним этапом этого цикла является контроль. Вы привели процесс и проект в хорошее состояние, и теперь пришло время внедрить их и сохранить на прежнем уровне. Контроль - это все, что нужно для того, чтобы извлечь уроки из проделанной вами работы, внедрить новые процессы и документацию и продолжать контролировать, чтобы компания не вернулась к старому, неэффективному способу ведения дел.

Подводя итог всему этому, вы можете запомнить DMAIC следующим образом: определение говорит вам, что измерять, измерение говорит вам, что анализировать, анализ говорит вам, что улучшать, а улучшение говорит вам, что контролировать. Lean Six Sigma и подход DMAIC идеальны, когда цель проекта включает улучшение текущего процесса для решения сложных или высокорискованных проблем, таких как повышение продаж, конверсий или устранение узкого места, когда во время процесса происходит резервное копирование данных.

Существует множество способов разбить процесс управления проектами на удобоваримые этапы и подходы, и все они преследуют одну и ту же конечную цель - достижение желаемого результата как можно более гладко и с максимальной отдачей.

Как мы уже говорили ранее, в Google мы придерживаемся множества различных подходов. Например, команда инженеров, выпускающая продукт, ориентированный на клиента, может в первую очередь использовать Agile при создании продукта, но решить включить некоторые аспекты управления проектами Waterfall для планирования и документации. Команда обслуживания клиентов могла бы сосредоточиться на использовании Lean Six Sigma для улучшения работы наших пользователей, например, предлагая новые функции на основе недавнего анализа. Но команда могла бы разработать части кода и внедрить функции, используя гибкие итерации и спринты, позволяющие вносить изменения. Или одна из наших внутренних групп по образованию и тренингам может сосредоточиться исключительно на управлении проектами Waterfall для достижения поставленной цели - заставить всех сотрудников пройти ежегодный тренинг по соблюдению требований. Здесь Waterfall имеет смысл, поскольку требования учебной программы фиксированы, как и крайний срок и цель.

Самый важный вывод - это знание различных методов и инструментов помогает уверенно применять то, что лучше всего подходит вам, вашей команде и конечной цели. Не существует реального способа, как выполнить проект идеально, потому что всегда есть части, которые вы не можете контролировать на 100 процентов. Но хорошая новость заключается в том, что вы можете довольно близко познакомиться с наборами навыков, которые вы развиваете, изучая эти различные фреймворки.