Подписывайся на наш Инстаграм и Телеграм-канал с полезными вакансиями
Close

Как провести удаленную ретроспективу и хорошо провести время

Перенести эту освященную веками командную традицию в виртуальный мир проще, чем вы думаете. Вот несколько советов.

Давайте посмотрим правде в глаза: гибкие методологии создавались не совсем с учетом распределенных команд. Ранние гибкие команды в подавляющем большинстве располагались в офисах, главным образом потому, что видеоконференции, чат и другие технологии, делающие удаленную работу возможной, в то время были до смешного примитивными и неуклюжими. В наши дни, когда так много людей работает удаленно, собрать свою команду в одной комнате нереально. Однако это не значит, что удаленные ретроспективы невозможны. Они просто немного отличаются друг от друга.

Более того, проведение регулярных ретроспектив особенно важно для распределенных команд. Без непринужденной болтовни во время обеда, которая органично вписывается в офисную обстановку, проблемы, влияющие на производительность и моральный дух команды, могут оставаться незамеченными до тех пор, пока они не станут особо серьезными. Лучший способ предотвратить такого рода боль - это приложить усилия для выявления проблемных областей, пока их еще легко устранить. Ретроспективы - это проверенный временем, проверенный в деле способ сделать это.

Представьте, что вы пытаетесь найти конкретный момент из видео в историческом архиве Национальной футбольной лиги, насчитывающем сотни тысяч файлов. За один игровой сезон снимается более 16 320 минут (около 680 часов) материала. Если же вы включите репортажи каждой передачи перед матчем, во время перерыва и после игры, репортажи о каждой тренировке и каждом интервью для СМИ, у вас получится бесконечное количество отснятого материала. И это только за один игровой сезон.
Что такое удаленная ретроспектива?

Удаленная ретроспектива - это просто удобная для удаленного доступа вариация классической ретроспективы agile (или «ретроспективы спринта» в терминологии scrum). Цель, проводимая с помощью видеоконференцсвязи, состоит в том, чтобы члены команды поразмышляли о том, что работает хорошо, а что нет, и потом, имея это в виду, определить, как они могут улучшиться.

Это классическое непрерывное совершенствование: повторять свои успехи и учиться на своих неудачах.

Но недостаточно просто признать, что прошло хорошо или с какими проблемами столкнулись. Реальная ценность заключается в принятии мер и внесении изменений, которые улучшат работу команды в долгосрочной перспективе. Вот почему лучшие команды обязательно уходят со списком задач, у каждой из которых есть владелец и срок выполнения.

И давайте не будем забывать о сплоченности команды. Хотя ретроспективы сами по себе не являются «мероприятиями по созданию команды», совместное решение проблем, с которыми вы сталкиваетесь, и празднование ваших побед помогают членам команды сблизиться.

Как провести удаленную ретроспективу с вашей командой

Шаг 1: Создайте среду психологической безопасности

Чтобы ретроспектива стоила затраченных усилий, в ней должна быть задействована вся команда. Как бы это ни было сложно из-за различий в часовых поясах, это очень важно, потому что это дает понять, что все включены, все находятся здесь, и голос каждого заслуживает того, чтобы его услышали.

Убедитесь, что все чувствуют себя комфортно, делясь честными мнениями, не опасаясь быть осужденными или наказанными. В то же время ретроспектива должна быть безупречной (подробнее об этом ниже). Цель состоит не в том, чтобы показывать пальцем, а в том, чтобы выяснить, как команда может улучшиться.
На заметку:
Некоторые люди очень откровенны, в то время как другие молчаливы и больше наблюдают, чем говорят. Делайте мысленные пометки о том, кто мало говорит, и старайтесь вовлекать их в разговор настолько, насколько им удобно.
Шаг 2: Определите задачи и настройте техническое обеспечение

Ретроспективы основаны на ощущении связи и общей ответственности между членами команды, но это часто теряется в распределенной среде. Чтобы решить эту проблему, используйте масштабирование или аналогичный инструмент видеоконференцсвязи и убедитесь, что все видны. Мы общаемся более эффективно, когда можем видеть лица друг друга, и поскольку дискуссии иногда становятся интенсивными в ретроспективе, вам понадобится максимально эффективное общение, которое вы можете получить.

Пока вы в видеоконференции, почему бы не повеселиться с виртуальными фонами Zoom? Вы даже можете выбрать тему для сеанса: цвета, места, которые вы хотели бы посетить, любимые фильмы и т.д.

Или, если виртуальные фоны не подходят вашей команде, вы также можете повеселиться другими способами:
Попросите всех надеть свою любимую шляпу во время разговора.
Если вы используете формат, который предполагает индивидуальный мозговой штурм, по очереди выбирайте музыку для воспроизведения в фоновом режиме в это время.
Начните ретроспективу с небольшого разговора. Даже такие банальные вопросы, как «Что вы ели сегодня на обед?», могут вызвать улыбку и заставить товарищей по команде почувствовать себя более связанным с командой.
Это нормально, когда люди отключают свои микрофоны, когда они не разговаривают, чтобы уменьшить фоновый шум. Но благодарите всех за включенную камеру (или требуйте включать), чтобы поддерживать высокую вовлеченность и способствовать более активному общению.

Вам также нужно определить способ записывания всех идей, которыми вы делитесь. В офисной обстановке для этой цели обычно служат доски, но в виртуальной ретроспективе вам нужен какой-то цифровой эквивалент. Miro, популярное дополнение для Jira, хорошо подходит для этого, как и Trello и Mural.

Что касается текущих задач, то существует множество ретроспективных вариаций (подробнее об этом тоже ниже), но основной формат таков: что прошло хорошо, что не так хорошо, и какие изменения мы внесем к следующей ретроспективе. Однако учитывайте, что любой формат со временем немного устаревает. Проявите творческий подход и удивите свою команду. И не забудьте потом попросить у них обратной связи. Вы можете даже проводить ретроспективу своих ретроспектив раз в год!
Шаг 3: Обсудите последние достижения

Большинство команд проводят ретроспективы раз в две недели или ежемесячно, с бонусной ретроспективой после завершения крупного проекта или запуска. Освежите в памяти каждого в начале сессии информацию о том, какая работа была запланирована, что было завершено, и о любых неожиданностях на этом пути или других значимых событиях.

Если у вас есть время, выполните эту часть совместно. Вместо того чтобы зачитывать список, который вы составили перед собранием, попросите членов команды назвать то, что они помнят за последние недели. Просто услышать то, что они считают «существенным», может быть поучительным.

Установите несколько тем или категорий событий, которые будут подниматься, чтобы обеспечить некоторый уровень преемственности от сеанса к сеансу. Например, если сдерживающие факторы являются постоянной проблемой, проверьте, насколько хорошо команда управляла зависимостями. Это помогает предотвратить нагноение проблем и дает команде возможность почувствовать некоторый положительный импульс, когда они видят, что область улучшается с течением времени.

Шаг 4: Обсудите откровенно, но уважительно

Дискуссия - самая пикантная часть любой ретроспективы. Хотя лучше всего ошибиться в том, чтобы позволить ей быть открытой, придание ему «достаточной» структуры помогает вам не сбиваться с пути или не копаться слишком глубоко в мелочах. Помните те форматы, которые мы обещали вам ранее? Вот несколько избранных.
Начните, остановитесь, продолжайте – поощряйте свою команду мыслить в терминах, ориентированных на действия.
Что? Ну и что? Что теперь? – Для команд, которым нужна практика с аналитическим мышлением.
Любил, Ненавидел, Желал, Учился – отлично подходит и для ежеквартального или ежегодного размышления на индивидуальном уровне. Полные инструкции для формата «4 Ls» можно найти здесь. Есть даже шаблон доски Trello, который упрощает использование этой техники.
Каждый из этих форматов прекрасно переводится на доску Trello, которая для несведующих является местом для создания списков и заполнения их цифровым эквивалентом Post-it Notes ™ . Создайте доску и списки перед ретроспективой. Затем, на протяжении всего сеанса, члены команды могут добавлять карточки в списки. Вы все сможете видеть идеи друг друга в режиме реального времени.
На заметку:
Помните ту часть о том, как проводить ретроспективы без нахождения виноватого? Когда возникают проблемы, начинайте с предположения, что любая неудача или проблема носят системный характер, а не являются виной одного человека. (Даже когда действительно, действительно кажется, что это была их вина!) Если позволяет время, потратьте несколько минут на мысленное упражнение под названием «5 почему».
Допустим, ваш проект провалился. Вместо того, чтобы довольствоваться объяснениями типа «Кайл не получил свои результаты вовремя», спросите, почему так произошло. Возможно, Кайл был сбит с толку сроками сдачи – так что спросите себя, почему произошла путаница. И так далее. К тому времени, когда вы спросите «почему» пять раз, вы, вероятно, доберетесь до корня проблемы.
Шаг 5: Решите, какие действия вы предпримете перед следующей ретроспективой

Итак, чему вы научились? Что вы собираетесь изменить? Решайте как команда, затем назначайте владельцев и сроки выполнения для каждой задачи или элемента действия. В распределенных командах легко потерять представление о том, кто что делает, поэтому важно найти (мягкие) способы привлечения друг друга к ответственности.
Сделайте все возможное, чтобы также определить показатели успеха для каждого элемента. Таким образом, легко определить, достигнута цель или нет, и это дает членам команды поставленную цель для достижения. Например, «просмотрите все изменения кода в течение 4 часов с момента отправки».

Убедитесь, что вы расставили приоритеты в том, что нужно решить за один спринт, и не будьте слишком амбициозны. Небольшие достижимые цели работают лучше и более устойчивы в течение более длительных периодов времени. В идеале остановитесь на одном или двух предметах и уделите им много внимания в ближайшие недели.

Шаг 6: Подумайте о своей ретроспективе

Найдите минутку в конце ретроспективы, чтобы обсудить, как все прошло. Будьте открыты и поощряйте обратную связь от команды, а также ищите способы улучшить ретроспективу в следующий раз.

На заметку:
Прежде чем закончить разговор, предложите членам команды выразить признательность друг другу за помощь и достижения. Небольшое взаимное признание - отличный способ закончить ретроспективу на позитивной ноте.
Удаленные ретроспективные анти-паттерны, за которыми нужно следить
Доступная ретроспектива. Просто потому, что проект отстает, не значит, что вы должны отменить свое участие, чтобы вернуть несколько человеко-часов. Время, которое вы тратите на ретроспективы, - это инвестиция, а не налог.
Круг доверия разорван. Ретроспективы подобны Вегасу: то, что там происходит, остается там. Если члены команды нарушают неприкосновенность вашей учетной записи, делясь информацией без согласия команды, немедленно примите меры. В противном случае дискуссии иссякнут (как и в Вегасе).
Никаких последующих действий. Решение принять меры и фактические действия в соответствии с ними - это две разные вещи. Ознакомьтесь с материалами предыдущей ретроспективы в рамках обзора последних недель/месяцев.
Жалуйтесь, жалуйтесь, жалуйтесь. Ты хочешь немного плюшек от этого нытья? Обязательно проведите мозговой штурм решений возникающих у вас проблем, чтобы ретроспектива не превратилась в сеанс обдумывания.
Если вдруг мысль о проведении удаленной ретроспективы с распределенной командой в прошлом вызывала у вас кошмары, мы надеемся, что эта статья изменила ваше мнение. Проведение ретроспективы с распределенной командой может быть увлекательным занятием, поэтому продолжайте экспериментировать, чтобы поддерживать вовлеченность и энергию команды. И просто чтобы доказать, что ретроспектива может быть веселой, мы закончим этой мыслью:

Оставайтесь ловкими и сообразительными, друзья!

Больше полезных статей в рассылке

Подписка в один клик, никакого спама
Наши контакты
E-mail: info@mymonday.by

Тел.: +375 29 5767723