Метрика в управлении проектом

Метрики могут быть не самым привлекательным инструментом в управлении проектами, но от того, есть ли у вас программа метрик, зависит успех отдела по управлению проектами, возможно, от этого зависит и ваша работа в качестве менеджера проектов. В трудные экономические времена существуют очень хорошие возможности для отдела по управлению проектами доказать организации свою реальную ценность. Информация в этой статье может помочь вам создать свою программу метрик или оценить, оправдывает ли свое существование уже разработанная программа.

Метрика, по определению, это любой тип расчета, используемый для вычисления количественных компонентов эффективности работы. Метрика может собираться посредством наблюдения за количеством дней задержки или количеством обнаруженных ошибок в программе; метрика также может выводиться из таких наблюдаемых величин, как количество дефектов на каждую тысячу строк программного кода или индекс затрат на исполнение работ. Когда данные метрики используют в системе мониторинга длля того, чтобы оценить рабочее состояние проекта или программы, такая метрика называется индикатором или ключевым показателем производительности.
Определение метрики управления

Благодаря высокому интересу к метрикам в сообществе управления проектами, появилось целое подполе изучения, называемое как метрика управления. Метрика проекта может быть разделена на 3 категории:
1
Чистые показатели управления проектом
Например: точность оценки
2
Показатели успеха проекта 
Например: удовлетворение заинтересованных лиц
3
Показатели успеха бизнеса
Например: коэффициент окупаемости инвестиции
Когда сообщаете метрики руководству, важно удерживать фактор времени в голове. Истинный успех или настоящее поражение могут быть не очевидны долгое время после официального закрытия проекта. Например, новое устройство программного обеспечения может оказаться полным провалом спустя 6 месяцев после того, как оно поступило в производство, когда оно наконец достигнет запланированных целей производства.
Пример метрик на макроуровне включает: количество успешных проектов, процент провальных проектов, и количество часов, затраченное на проект или программу.

На микроуровне управление метриками означает выявление и отслеживание тактических целей. Статус рабочих проектов более высокого уровня можно определить только по метрикам уровня задачи, которые, позднее, могут быть сообщены заинтересованным лицам проекта и потребителям. Разные типы проектов будут требовать разных видов метрики - для проекта по разработке программного обеспечения понадобятся другие измерения, чем для проекта, который находится на стадии слияния, поглощения или передачи.
Внедрение программы показателей в проект

Известная пословица, которую вы могли слышать, гласит: "Не получится управлять тем, что нельзя измерить." Бесспорно, отсутствие метрики может усложнить менеджеру проекта выполнение работы.

В тоже время, метрики полезны, только если они действительно являются таковыми - полезными. Отслеживание показателей просто для того, чтобы что-то добавить в ваш отчет о ходе выполнения работ, не является эффективным использованием вашего времени, или времени вашей команды.

Если вы хотите внедрить эффективную программу метрики в свой проект, отведите время, чтобы спланировать следующие пункты в предложенном порядке:
1
Какую информацию вы намерены собирать?
(Совет: чем проще, тем лучше)
2
Как вы намерены собирать информацию?
(Совет: не усложняйте. Используйте уже собранную для других целей информацию)
3
Какие методы обработки и анализа информации вы будете использовать?
(Совет: чем более практичным будет анализ, тем лучше.)
4
Как и когда вы будете отчитываться о результатах?

Особая заметка об отчетности: то, как вы будете представлять свою метрику, зависит от того, кто спрашивает. Административное руководство обычно просто хочет знать общее рабочее состояние проекта и получить его "тепленьким", в то время как аудитор отдела управления проектами хочет знать, что вы "опаздываете на два дня, из-за утвержденного изменения объема работ, но вы нарушаете график, чтобы наверстать упущенное."

Наилучший способ презентовать информацию обычно является самым простым. Некоторые составляющие программного обеспечения по управлению проектами включают автоматическую индикаторную панель, которая может соответствовать вашим потребностям, а может и нет. Визуальные индикаторы, такие как простое графическое изображение, которое отображает тенденции развития, или классический "светофор", являются эффективными способами отображать статус индикаторов по ключевым данным метрики. Простая схема светофора может быть сконструирована при помощи компьютерной программы "Excel", используя цвета для отображения статуса. В основном используют следующие цвета:
1
Зеленый означает "Пока что все идет хорошо"
2
Желтый означает "Предупреждение - следи за мной"
3
Красный означает "Необходимо срочное вмешательство"
В отчете о светофоре должны отображаться подробные индикаторы и один сводный индикатор для быстрого просмотра состояния.

При использовании формата "светофор", не забудьте установить правила изменения цветов на индикаторах; поработайте со спонсором проекта или с отделом по управлению проектами для того, чтобы сделать это, если такие правила еще не стандартизированы. Вы можете получить веселый опыт, пытаясь решить, когда именно вам нужно переключить этот маленький индикатор на желтый, или не допустить его переключения на красный, потому что ваш менеджер не хочет, чтобы вы так поступали.

Например, для индикатора, разработанном на основе графика, правило может быть "включите индикатор желтый, когда количество просроченных заданий больше двух". Индикаторы могут также учитывать ежемесячный интервал достижения целей, поэтому тенденции, изменяющиеся в текущий момент, могут быть отображены поэтапно. Было бы лучше включать желтый цвет индикатора, когда общий график выполнения работ отстает на 5 дней в течение 1 месяца, чем включать желтый, когда вы опаздываете на 15 дней в течение 3 месяца, в этот момент - реагировать уже поздно.
Задача состоит в том, чтобы убедиться, что статус проекта включает показатели, демонстрирующие ценность управления проектом. Как вы уже поняли, существует много инструментов и методов, доступных для передачи и управления метриками, как на (тактическом) уровне проекта, так и на (стратегическом) уровне отдела управления проектами. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы подумать о том, как люди вокруг вас воспринимают ценность ваших услуг по управлению проектами, и подумайте, можете ли вы придумать способы продвижения и защиты своей позиции в качестве незаменимого сотрудника управления проектами в вашей организации.

Больше полезных статей в рассылке

Подписка в один клик, никакого спама
Наши контакты
E-mail: info@mymonday.by
sales@mymonday.by
Тел.:
+375 29 5767723